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Als ich im Oktober letzten Jahres bei der PresseCompany als Eventmanagerin angefangen habe, war eine meiner ersten Aufgaben die Planung der diesjährigen Grill-Event-Reihe „meet&grill“. Die Grillveranstaltungen wurden für 2017 auf zwölf verdoppelt und werden nun an sechs zusätzlichen Standorten deutschlandweit durchgeführt. Meine Aufgabe als Eventmanagerin ist hierbei nicht nur die Veranstaltungsdurchführung am Grill-Abend, sondern auch die komplette Vorbereitung des Events. Von der Terminfindung und Location-Suche über die Sponsoren- und Teilnehmerakquise bis hin zur Give-Away-Suche muss alles genauestens durchgeplant und ein ständiger „Soll-Ist-Vergleich“ durchgeführt werden. Dabei helfen die Projektpläne der einzelnen Veranstaltungen. Projektpläne zeichnen sich dadurch aus, dass sie genauestens aufführen, wann welche Aufgabe von wem aus dem Team durchzuführen ist. Dabei wird eines klar: Eine Event-Reihe ist keineswegs die Arbeit eines Einzelnen, hier zählt Teamwork! Neben der Event-Abteilung sind die PR-Berater unabdinglich für das Verfassen von Anzeigen- und Einladungsinhalten. Ebenso unerlässlich sind unsere Grafiker, die durch kreative Ideen jeder Event-Reihe einen einzigartigen und individuellen Charakter verleihen. Wenn also eine Aufgabe in Verzug gerät, wirkt sich das auf alle folgenden Aufgaben aus und sollte schnellstens nachgeholt werden.

Wichtige Bestandteile meiner Arbeit sind vor allem die Location-Auswahl und damit auch die Suche nach einem unterhaltsamen Grillmeister sowie die Bestimmung harmonierender Menüs. Natürlich ist es besonders schwer, die richtige Location in einer Stadt zu finden, die weit von Stuttgart entfernt ist. Deshalb legen wir besonders viel Wert auf eine Besichtigung der Grillstätte. So können wir uns vor Ort einen Eindruck von der Koch-/Grillschule sowie den Kochutensilien und den Köchen machen. Am Veranstaltungsabend ist ein Grillmeister wichtig, der seinen Beruf ernst nimmt, unseren Teilnehmern Wissen vermitteln möchte und einen Unterhaltungswert bieten kann. Auch die Auswahl des Grill-Menüs ist für eine gelungene Veranstaltung sehr wichtig. Denn dadurch werden die Teilnehmer auf die Veranstaltung eingestimmt und der Appetit sowie die Vorfreude angeregt. Ein toller Nebeneffekt der Menüauswahl ist, dass ich ungewöhnliche Fleischsorten und Variationen probieren darf, die ich normalerweise nicht grillen oder kombinieren würde.

Als nächster Schritt folgt dann das Teilnehmermanagement. Unsere drei Zielgruppen, bestehend aus Hausverwaltern, Bauträgern/Projektentwicklern und Wohnungsbaugenossenschaften sowie Wohnungsbaugesellschaften, werden zunächst mittels „Save the Date“ angeschrieben. Ein paar Wochen danach folgt die postalische Einladung. Parallel läuft das Teilnehmerhandling bis zwei Wochen vor dem Veranstaltungsdatum, dem Anmeldeschluss. Dabei werden die Daten der Teilnehmer in einer Liste erfasst und anschließend erfolgt die Teilnahmebestätigungs- oder Absagemail, die leider versendet werden muss, wenn sich zu viele Teilnehmer für einen Grill-Abend anmelden.

Nun folgt der beste und spannendste Teil des Eventmanagements: „meet&grill“! Am Veranstaltungstag werden die letzten Vorbereitungen getroffen – dazu gehört Namenschilder ausdrucken, Fotokamera laden und Sachen packen, denn es geht in eine der zwölf ausgewählten Städte! Dort angekommen richte ich die „Give-Away-Taschen“, die am Ende des Abends von den Teilnehmern mitgenommen werden dürfen. Endlich treffen die Gäste ein… kommen alle, oder gibt es kurzfristige Absagen? Spannende Minuten gehen vorbei. Es folgt die kurze Eröffnungsrede, bei der ich alle wichtigen Infos des Abends verkünde, unsere Partner/Sponsoren stellen sich vor und ich übergebe an den Grillmeister. Die Grills laufen heiß, das Menü wird von den Teilnehmern vorbereitet, überall wird genetworkt und endlich geht es an die Grills. Hier zeigt der Grillmeister alle Tricks und Kniffe beim Grillen, Braten, Dämpfen und führt alle wichtigen Utensilien für das perfekte Steak und einen vorzüglichen Fisch vor. Nach dem das 4-Gänge-Menü gegessen und alle Teilnehmer und Sponsoren verabschiedet wurden, heißt es für mich durchatmen: geschafft! Jetzt kann ich entspannt ins Bett fallen!

Fest steht: Die harte Arbeit während meines dualen Studiums „BWL-Messe-, Kongress- und Eventmanagement“ in Ravensburg war jede Sekunde wert, denn dadurch kann ich meinen Traum als Eventmanagerin leben :)